パソコンスキル1分間レッスン

話題の対話型AI「Chat GPT」がExcelでも利用できるようになりました。「Chat GPT for Excel」という無料のアドインを追加すると、Excelのワークシート上でChat GPTへの質問と回答の生成ができます。「Chat GPT for Excel」はMicrosoft 365のExcel、およびWeb版のExcelのみ利用可能です。
今回は、Web版のExcelを使って「Chat GPT for Excel」のアドインを追加してみましょう。

1. ［挿入］タブ－［アドイン］の［アドインを入手］ボタンをクリックします。
2. ［Officeアドイン］画面が表示されます。検索ボックスに「Chat GPT」と入力すると、［Chat GPT for Excel］が表示されますので、［追加］ボタンをクリックします。
3. 「Chat GPT for Excel」アドインがExcel画面右側に追加されます。
4. 「Chat GPT for Excel」アドインでChat GPTを利用するには、Open AIのAPIキーが必要です。Open AIのサイトから事前に取得しておきましょう。
5. 取得したAPIキーを「Chat GPT for Excel」アドイン画面の下にあるボックスに貼り付け、［APPLY］ボタンをクリックします。
6. 「CONGRATULATIONS!」と表示されたら、「Chat GPT for Excel」アドインが利用できるようになります。

なお、2023年6月時点では以下6つの関数が利用可能です。
AI.ASK／AI.LIST／AI.FILL／AI.EXTRACT／AI.FORMAT／AI.TRANSLATE

セルに入力された数値が大きな数値の場合、 500千円や800百万円のように、単位を千円や百万円にして表示する場合があります。ここでは、Excelの書式設定で数値を千円単位で表示する方法についてご紹介します。

1. 数値が入力されているセルを選択します。
2. ［ ホーム ］タブ－［ 数値 ］の［ 表示形式 ］ダイアログボックス起動ツールをクリックします。
3. ［ セルの書式設定 ］ダイアログボックスが表示されます。［ 表示形式 ］タブで「分類」は「ユーザー定義」を選択します。
4. 「種類」に『 #,##0, 』と入力します。最後のカンマを忘れずに入力します。
5. ［ OK ］ボタンをクリックします。
6. 選択していたセルの数値の単位が千円となりました。このとき、千円未満の数値は四捨五入されて表示されます。
   
   　セルに「千円」と単位も含めて表示する場合は、「種類」に『 #,##0,"千円" 』と設定します。特定の文字列を表示するには、表示したい文字列を半角のダブルクォーテーションで囲んで指定します。
   　選択していたセルの数値の単位が千円となり、単位も含めてセルに表示することができます。

給与計算や勤怠表などで時間を切り捨てしたり、切り上げたりすることがあります。ここでは、Excelの関数を使用して15分単位で切り捨て、切り上げてみましょう。

FLOOR.MATH関数・・・数値を基準値の倍数に切り捨てる
CEILING.MATH関数・・・数値を基準値の倍数に切り上げる

=FLOOR.MATH（数値, 基準値, モード）
=CEILING.MATH（数値, 基準値, モード）
・数値：対象となる数値を指定します。
・基準値：基準となる数値を指定します。
・モード：切り捨て・切り上げの動作を数値で指定します。（省略すると0）

1. セル（B2）をクリックします。
2. 『 =FLOOR.MATH（ A2, “0:15” ）』と入力します。
3. ［ Enter ］キーで数式を確定します。セル（A2）の時刻が15分単位で切り捨てされました。
4. セル（C2）をクリックします。
5. 『 =CEILING.MATH（ A2, “0:15” ）』と入力します。
6. ［ Enter ］キーで数式を確定します。セル（A2）の時刻が15分単位で切り上げされました。
   
   　基準値に”0:15”と直接時間を指定すると、15分単位で表示できます。引数に日付や時刻を使用する場合は、日付や時刻を『 ”（ダブルクォーテーション） 』で囲んで文字列として入力します。なお、計算結果にはシリアル値が表示されるので、表示形式を時刻に変更しておく必要があります。

Excelでセルに数式を入力すると、「#N/A」や「#DIV/0」などのエラーが表示されてしまうケースがよくあります。IFNA関数を使用すると、「#N/A」エラーの場合だけエラー値の代わりの値を返すことができます。
「#N/A」エラーは、返すべき値がない場合に表示されるエラーです。

=IFNA（値,エラーの場合の値）

「値」には「エラーかどうかを確認するセルや数式」、「エラーの場合の値」には「指定した値がエラーだったときに表示する値」を設定します。
ここでは、VLOOKUP関数で検索値が見つからない場合に『該当なし』と表示されるように設定してみましょう。

1. エラーの表示されているセル（C17）をクリックします。すでにVLOOKUP関数が設定されていますが、商品コードの入力が正しくないため、「#N/A」エラーが表示されています。
2. 『 =IFNA(VLOOKUP(B17,商品一覧!$A$4:$C$28,2,FALSE),"該当なし") 』と入力します。入力した商品コードが一覧表に登録されていない場合は、『該当なし』と表示されるようにIFNA関数を追加します。
3. ［ Enter ］キーで数式を確定します。セルに『該当なし』と表示されます。

　なお、IFNA関数で対応できるのは「#N/A」エラーのみで、「#N/A」以外のエラーはそのまま表示されます。「#N/A」以外のエラーも一律に対応したい場合は、IFERROR関数を使用します。

［ Alt ］＋［ Enter ］キーを押すとセル内で改行することができますが、セル内の改行を一括で削除したり、スペースなど、他の文字列に置換したりすることが可能です。セル内で改行されている場合、改行されている位置には画面上では表示されませんが、特殊文字である改行コードが挿入されています。ここでは、改行コードを指定して一括で削除する方法についてご紹介します。

1. 改行を削除したいセルを選択します。
2. ショートカットキー［ Ctrl ］＋［ H ］キーを押します。［ 検索と置換 ］ダイアログボックスの［ 置換 ］タブが表示されます。
3. 「検索する文字列」にカーソルを移動し、ショートカットキー［ Ctrl ］＋［ J ］キーを押します。 改行コードが実行されます。
4. 「置換後の文字列」には空欄にしておきます。
5. ［ すべて置換 ］ボタンをクリックします。
6. セル内の改行がまとめて削除されます。 セル内の改行を別の文字列に置換する場合は、「置換後の文字列」に置換したい文字列を指定してください。

Excelで作成した表を並べ替える際、通常は列ごとに行を並べ替えますが、行ごとに列を並べ替えることもできます。ここでは、表の10行目の「合計」が大きい順になるように列単位でデータを並べ替えてみましょう。

1. セル（A2：G10）を範囲選択します。
2. ［ データ ］タブ－［並べ替えとフィルター ］の［ 並べ替え ］ボタンをクリックします。
3. ［ 並べ替え ］ダイアログボックスが表示されます。［ オプション ］ボタンをクリックします。
4. ［ 並べ替えオプション ］ダイアログボックスが表示されます。「方向」は「列単位」を選択します。
5. ［ OK ］ボタンをクリックします。
6. ［ 並べ替え ］ダイアログボックスの「最優先されるキー」は「行10」を選択します。
7. 「順序」は「大きい順」に設定し、［ OK ］ボタンをクリックします。

表の10行目の「合計」が大きい順になるように列単位でデータを並べ替えることができました。

Excelでセル内の「0」（ゼロ）を表示しないようにすることができます。ここでは、ワークシート全体のゼロを表示しない方法をご紹介します。

1. [ファイル] タブ－［オプション］をクリックします。
2. [Excelのオプション]ダイアログボックスの［詳細設定］をクリックします。
3. ［次のシートで作業するときの表示設定］の［ゼロ値のセルにゼロを表示する］のチェックをオフにします。
4. ［OK］ボタンをクリックします。

ワークシート全体から「0」（ゼロ）が表示されなくなります。ただし、数値の「0」（ゼロ）のみ非表示となり、文字列として入力された「0」（ゼロ）は表示されますのでご注意ください。

Excelでセル内の「0」（ゼロ）を表示しないようにすることができます。ここでは、セルの表示形式を変更してゼロを表示しない方法をご紹介します。

1. （1）数値が入力されているセルを選択します。
（１） 数値データが入力されているセル範囲を選択します。 （２） [ホーム］タブ－［数値］の［表示形式］をクリックします。 ショートカットキー［Ctrl］＋［1］キーでもOK （３） ［セルの書式設定］ダイアログボックスの［表示形式］タブが表示されていることを確認し、［分類］は［ユーザー定義］をクリックします。 （４） ［種類］に『 # 』を入力します。「0」以外のセルに桁区切りが必要な場合は『 #,### 』と指定します。 （５） ［セルの書式設定］ダイアログボックスの［OK］ボタンをクリックします。

数値データの「0」（ゼロ）が非表示となりました。「0」以外のセルはそのままです。

Excelでセル内の「0」（ゼロ）を表示しないようにすることができます。ここでは、条件付き書式を利用してゼロを表示しない方法をご紹介します。

1. 数値データが入力されているセル範囲を選択します。
2. [ホーム］タブ－［スタイル］の［条件付き書式］をクリックします。
3. ［セルの強調表示ルール］－［指定の値に等しい］をクリックします。
4. ［指定の値に等しい］ダイアログボックスの「次の値に等しいセルを書式設定」に『 0 』と入力します。
5. 「書式」は「ユーザー設定の書式」をクリックします。
6. ［セルの書式設定］ダイアログボックスの［フォント］タブをクリックします。
7. 「色」を白に変更し、［OK］ボタンをクリックします。

数値データの「0」（ゼロ）のフォントの色を白にすることで非表示となりました。データが「0」に修正されると自動的に非表示となります。

ゴールシークとは、計算結果が先に決まっていて、その結果を得るための値を逆算する機能です。ゴールシークを利用すると、目標値を設定して特定のセルの値を変化させて、目標達成に必要な値を求めることができます。ここでは、「売上目標」と「単価」から、目標達成に必要な「数量」を計算してみましょう。

1. 「売上目標」のセル（B2）に、『単価×数量』の数式『=B3*B4』を入力します。
2. 「単価」のセル（B3）に金額（1,800）を入力します。「数量」には仮の値（450）を入力しておきます。
3. ここでは、「売上目標」を1,000,000円に設定して、そのためにはいくつ売る必要があるかを計算してみましょう。
4. ［データ］タブ－［What-If分析］をクリックし、［ゴールシーク］を選択します。
5. ［ゴールシーク］ダイアログボックスが表示されます。「数式入力セル」にセル（B2）を指定します。セル（B2）をクリックすると、自動的に「$B$2」と絶対参照で表示されます。
6. 「目標値」には「1000000」と入力します。
7. 「変化させるセル」には、今回求めたい「数量」を表示するセル（B4）を指定します。セル（B5）をクリックすると、自動的に「$B$5」と絶対参照で表示されます。
8. ［OK］ボタンをクリックします。
9. 計算処理が実行され、ダイアログボックスに「解答が見つかりました。」と表示されます。「数量」のセル（B4）には計算結果の数値が入力され、「売上目標」を1,000,000円を達成するには、556個以上売る必要があるということが確認できました。

今回は簡単な例でご紹介しましたが、「20万円の利益を出すための売上額を計算したい」「10年間で300万円貯めるには毎月いくら貯金すればいいか」など、さまざまな場面で利用することができる便利な機能です。

表のタイトルなど、入力した文字列を複数のセルの中央に配置する際に便利なのが「セルを結合して中央揃え」の機能です。Excelのリボン上にボタンが配置されているので、ワンクリックで設定でき、表を見やすく表示することができます。ただ、セルを結合してしまうとコピー＆ペーストができないなどの問題が発生してしまうため、ここでは複数のセルの範囲内で中央に配置してみましょう。

1. セル（A1：I1）を範囲選択します。
2. ［ ホーム ］タブ－［ 配置 ］の右下に表示される［ 配置の設定 ］ボタンをクリックします。
3. ［ セルの書式設定 ］ダイアログボックスが表示されます。
4. ［ 配置 ］タブの「文字の配置」の「横位置」をクリックし、「選択範囲内で中央」を選択します。
5. ［ OK ］ボタンをクリックします。

表のタイトルをセルを結合せずに表の中央に配置することができました。見た目は「セルを結合して中央揃え」と同じですが、セルが結合されていないので、各セルを個別に選択することができます。

データバーを使用することで、表内の数値データに棒グラフを表示して、データの大きさを分かりやすく表示することができます。ここでは、売上データの「合計」にデータバーを表示して可視化してみましょう。

1. 「合計」のセル（H4：H18）を範囲選択します。
2. ［ ホーム ］タブ－［ スタイル ］の［ 条件付き書式 ］ボタンをクリックします。
3. ［ データバー ］の任意のデータバーをクリックします。

データバーは、選択したセル範囲から自動的に最小値と最大値を判断して、棒グラフの長さが設定されます。最小値と最大値を個別に設定したい場合は、［ 条件付き書式 ］ボタンから［ ルールの管理 ］をクリックします。［ 条件付き書式ルールの管理 ］ダイアログボックスが表示され、最小値と最大値を個別に設定することができます。
また、データバーを非表示にしたいときは、データバーを設定したセル範囲を選択後、［ 条件付き書式 ］ボタンから［ ルールのクリア 」をクリックします。

データバーのほかに、数値を判断してセルを塗り分ける「 カラースケール 」や、注釈のように使える「 アイコンセット 」も用意されています。

XLOOKUP関数は、VLOOKUP関数と同じように表のデータを検索できる新しい関数です。
Microsoft 365のExcel、またはExcel 2021で使用することが可能です。Excel 2019では使用できないのでご注意ください。

=XLOOKUP（検索値,検索範囲,戻り範囲,［見つからない場合］,［一致モード］,［検索モード］）

［ ］の引数はオプション、最初の3つの引数のみ必須です。
ただし、［検索範囲］と［戻り範囲］の高さが異なると「#VALUE!エラー」になってしまうため、高さを揃えておきましょう。

VLOOKUP関数では検索列が左端に固定されていましたが、XLOOKUP関数では検索範囲を自由に指定できます。例えば、右図のように「氏名」から該当する「社員番号」を取り出すことができます。ここでは、セル（D2）に入力した「氏名」から表のデータを検索し、対応する「社員番号を」セル（E2）に表示してみましょう。

1. セル（E2）に『 =XLOOKUP（D2,B2:B6,A2:A6）』と入力します。
2. セル（E2）に、セル（D2）の氏名に対応する社員番号『 103 』が表示されたことを確認します。

　なお、XLOOKUPは検索範囲内で検索値を検索するとき、完全に一致するデータを検索する方法が規定になっています。
また、検索値が見つからなかった場合に表示するデータを4番目の引数で指定できるので、VLOOKUP関数のようにIFERROR関数と組み合わせる必要はありません。

SORT関数は、表のデータを並べ替えて表示することができる新しい関数です。
Microsoft 365のExcel、またはExcel 2021で使用することが可能です。Excel 2019では使用できないのでご注意ください。
［ 並べ替え ］の機能とは異なり、データそのものを並べ替えするのではなく、並べ替えた後のデータを別のセルに表示することができるため、元のデータと比較することができます。また、ほかの関数と組み合わせて使用することも可能です。例えば、FILTER関数で抽出した結果をSORT関数で並べ替えることが可能です。

=SORT（配列,［並べ替えインデックス］,［並べ替え順序］,［並べ替え基準］）

［ ］の引数はオプション、配列（範囲）のみ必須です。
ここでは、表のデータを「合計」の大きい順に並べ替えて別のセルに表示してみましょう。

1. 並べ替えた結果を表示する先頭のセル（I4）をアクティブセルにします。
2. セル（I4）に『 =SORT（A4:G14,7,-1）』と入力します。
   「並べ替えインデックス」は並べ替えの基準となる列、または行の位置を指定します。（ここでは7列目）
   「並べ替え順序」は並べ替えの順序を指定します。昇順は「 1 」、降順は「 -1 」です。
3. 「合計」の大きい順にデータを並べ替えて表示することができました。
   SORT関数はスピルに対応しているため、数式をコピーすることなく複数のセルに結果が表示されます。

　なお、SORT関数では先頭行を見出しとして使用することはできないため、「配列（範囲）」は見出しを含めずに選択する必要があります。

FILTER関数は、指定した条件に一致するデータを抽出することができる新しい関数です。
Microsoft 365のExcel、またはExcel 2021で使用することが可能です。Excel 2019では使用できないのでご注意ください。

［ フィルター ］の機能とは異なり、データそのものを抽出するのではなく、抽出後のデータを別のセルに表示することができるため、元のデータと比較することができます。また、ほかの関数と組み合わせて使用することも可能です。例えば、FILTER関数で抽出した結果をSORT関数で並べ替えることが可能です。

=FILTER（配列,含む,空の場合）

空の場合は省略可能です。
ここでは、表のデータから「科目」が「Excel応用」のデータを別のセルに表示してみましょう。

1. 抽出結果を表示する先頭のセル（I4）をアクティブセルにします。
2. セル（I4）に『 =FILTER（テーブル1,テーブル1[科目]＝J1）』と入力します。
   「配列」は見出しを除く表のデータを選択します。（テーブルの為、範囲選択すると「テーブル1」と表示されます）
   「含む」は抽出条件を指定します。科目が入力されているセル範囲を選択すると「テーブル1[科目]」と表示されます。
   条件がセル（J1）に入力されているため、「＝J1」と条件を追加します。
3. 「科目」が「Excel応用」のデータを、セル（I4）を先頭に表示することができました。
   FILTER関数はスピルに対応しているため、数式をコピーすることなく複数のセルに結果が表示されます。

　なお、引数「空の場合」を省略した時に該当するデータが存在しない場合は、「#CALC!」エラーが表示されますので、「該当なし」などの文字列を設定しておくと便利です。

VSTACK関数は、リスト形式のデータ（列ごとに同じ種類のデータが入力された表）を一つの表にまとめることができる新しい関数です。
Microsoft 365のExcel使用することが可能です。Excel 2019等では使用できないのでご注意ください。

例えば、Excelファイル内の複数のワークシートに作成した同じフォーマットの表を、一つの表に結合することができます。今までは、VBA、PowerQueryを使うか、手作業で行う必要がありましたが、VSTACK関数で簡単に処理できるようになりました。

=VSTACK（array1,array2,･･･）

「array1」「array2」には、結合したセル範囲や配列を指定します。
追加する配列の列数は、同じである必要があります。

ここでは、「4月」「5月」「6月」のデータを「結合」シートに結合してみましょう。
それぞれの表はテーブルに変換され、それぞれ「データ4月」「データ5月」「データ6月」とテーブル名が設定されています。

1. 抽出結果を表示する先頭のセル、「結合」シートのセル（A2）をアクティブセルにします。
2. セル（A2）に『 =VSTACK（データ4月,データ5月,データ6月）』と入力します。
   「array1」「array2」には、見出しを除く表のデータを選択します。今回はテーブル名を指定します。
3. セル（A2）を先頭に、「4月」「5月」「6月」のデータを結合して表示することができました。
   VSTACK関数はスピルに対応しているため、数式をコピーすることなく複数のセルに結果が表示されます。

　なお、表示形式は反映されないため、「日付」にはシリアル値が表示されます。

TEXTSPLIT関数は、元のデータを変更することなくデータの分割を行うことができる新しい関数です。区切り位置指定ウィザードのように、指定した区切り文字でデータを分割することができます。
Microsoft 365のExcel使用することが可能です。Excel 2019等では使用できないのでご注意ください。

=TEXTSPLIT（text,Col_delimiter,･･･）

「text」には、分割したいデータを指定します。
「Col_delimiter」には、横に分割するときに使う区切り文字を指定します。

ここでは、「営業所名」と「担当者」のデータを分割してみましょう。

1. セル（D2）をアクティブセルにします。
2. セル（D2）に『 =TEXTSPLIT（C2,"・"）』と入力します。
   セル（C2）のデータを「・」の位置で分割し、セル（D2）に「営業所名」、セル（E2）に「担当者」を表示します。
3. セル（D2）に「営業所名」、セル（E2）に「担当者」を表示することができました。
   TEXTSPLIT関数はスピルに対応しているため、右側のセルにまとめて結果が表示されます。
4. セル（D2）の数式をオートフィルで下までコピーします。

「空白セル」というのは、何も入力されていない空のセルのことです。
ここでは、ジャンプ機能を使用して、空白セルをまとめて削除する方法をご紹介します。

1. 空白セルを含む、対象となるセル範囲を選択します。
2. ［ホーム］タブ－［編集］グループにある［検索と選択］から、［条件を選択してジャンプ］をクリックします。
3. ［選択オプション］ダイアログボックスの［空白セル］をチェックして、［OK］ボタンをクリックします。
4. 空白セルだけが選択された状態になります。
   セルを右クリックして、［削除］をクリックします。
5. ［上方向にシフト］をチェックして［OK］ボタンをクリックします。
6. 空白セルが削除されたことを確認します。

Excelでセルに数式を入力すると、「#N/A」や「#DIV/0」などのエラーが表示されてしまうケースがよくあります。その場合は、IFERROR関数を使うことでそのようなエラーが表示されないように設定することができます。

=IFERROR（値,エラーの場合の値）

「値」には「エラーかどうかを確認するセルや数式」、「エラーの場合の値」には「指定した値がエラーだったときに表示する値」を設定します。

1. エラーが表示されているセル（D16）をクリックします。
2. 『 =IFERROR（B16/C16,""）』と入力します。
   「前年度」/「今年度」の結果がエラーならセルが空白となるようにIFERROR関数を設定します。
3. ［ Enter ］キーで数式を確定します。「#VALUE!」のエラーがなくなり、空白になります。

Excelブックに入力された顧客データを都道府県別に分けたいといった場合、1つのセルに住所がまとめて入力されていることがあります。セルに入力された住所から都道府県だけを取り出す場合は、関数を組み合わせることで取り出すことが可能です。
ここでは、LEFT関数、MID関数、IF関数を組み合わせて取り出してみましょう。

都道府県名は一般的に住所の先頭に入力されていますので、LEFT関数を使用して入力された文字列の先頭から数文字を取り出すことができます。

LEFT関数　左から決められた文字数を取り出す
=LEFT（検索文字列,抽出したい文字数）

都道府県の場合、都道府名はすべて3文字ですが、県名のみ3文字と4文字があります。
ここでは、IF関数とMID関数を使用して、住所の4文字目が「県」の場合は住所の先頭から4文字を取り出し、住所の4文字目が「県」でない場合は、住所の先頭から3文字を取り出すように設定します。

MID関数　文字列の指定した位置から指定した文字数だけ取り出す
=MID（検索文字列,開始位置,抽出したい文字数）

IF関数　条件によって処理を分岐する
＝IF（論理式,［真の場合］,［偽の場合］）

1. 都道府県を取り出したいセル（D2）をクリックします。
2. 「 ＝IF(MID(C2,4,1)＝”県",LEFT(C2,4),LEFT(C2,3)) 」と入力します。
3. ［ Enter ］キーを押して数式を確定します。
4. セル（D2）をクリックし、フィルハンドルをダブルクリックします。

Excelで名簿などの表を作成する際に、左端の列に通し番号を振ることがよくあると思います。一般的には、「オートフィル機能」を使って連番を簡単に入力できますが、通し番号を振った後に行を削除すると、連番が崩れてしまいます。そんなときには、ROW関数を使って常に変わらない通し番号を簡単に振ることができます。

ROW関数　引数に指定したセルの行番号を求める
=ROW（セル番地）

引数を省略して「 =ROW( ) 」とすると、数式を入力したセルの行番号を求めることができます。

1. 連番を振りたいセル（A2）をクリックします。
2. 「 =ROW( )-1 」と入力します。
   今回の例では1行目が表のタイトルになっているため、2行目から「1」と表示されるように「-1」と入力します。
3. ［ Enter ］キーを押して数式を確定します。
4. セル（A2）をクリックし、フィルハンドルをダブルクリックします。

まず、「 =ROW( ) 」と入力すると、2行目のセルなので結果は「2」と表示されます。
今回の例では1行目が表のタイトルになっているため、「 =ROW( )-1 」と入力することで表の1行目から連番を振ることができます。
ROW関数を使用して連番を振っておけば、不要な行を削除したいときに連番を振り直す必要がなくなります。

ExcelのWEEKDAY関数を使用すると、日付から曜日を表示することができます。WEEKDAY関数では日付のシリアル値から対応する数値が戻されるため、その数値は引数の種類で指定します。
ここでは、日付に対応する曜日を、隣のセルに表示してみましょう。

WEEKDAY関数　
=WEEKDAY（シリアル値,種類）

シリアル値･･･検索する日付の場所を指定
種類･･･週の基準となる戻り値の種類を変更する（省略可）

1. 曜日を表示したいセル（B2）をクリックします。
2. 「 =WEEKDAY（A2）」と入力します。
3. セル（B2）をクリックします。
4. ［ホーム］タブー［数値］の［表示形式］ボタンをクリックします。
   ［セルの書式設定］ダイアログボックスの［表示形式］タブが表示されます。
5. 「分類」は「ユーザー定義」を選択します。
6. 「種類」に『 aaa 』と入力し、［ OK ］ボタンをクリックします。

なお、WEEKDAY関数の結果は曜日ではなく。「0～7」までの数値で表示されます。そのため、セルの表示形式で曜日として表示されるように設定する必要があります。

ExcelのTEXT関数を使用すると、日付から曜日を表示することができます。既定では、1 (日曜) から 7 (土曜) までの整数で表示されてしまうため、表示形式を変更する必要があります。
ここでは、TEXT関数を使用して日付に対応する曜日を表示してみましょう。

TEXT関数は数値を文字列に変換する関数です。　
=TEXT（値，表示形式）

1. 曜日を表示したいセル（B2）をクリックします。
2. 「 =TEXT（A2,"aaa"）」と入力します。

セル（A1）に入力されている日付から、TEXT関数により表示形式が整えられて曜日が表示されました。なお、表示形式は「aaa」とすると「月」「火」、「aaaa」とすると「月曜日」「火曜日」と表示することができます。また、英語表記にする場合は「ddd」とすると「Mon」「Tue」、「dddd」とすると「Monday」「Tuesday」と表示されます。

データの入力規則を設定してドロップダウンリストを作成すると、リストからデータを入力することができます。

1. データを入力したいセルを範囲選択します。
2. ［データ］タブ－［データツール］の［データの入力規則］をクリックします。
3. ［データの入力規則］ダイアログボックスの［設定］タブをクリックします。
4. 「入力値の種類」を「リスト」に変更します。
5. 「元の値」にリストに表示したい値（セル範囲）を指定します。

これでドロップダウンリストからデータを入力できるようになりますが、このままだとリスト以外の内容は入力できません。
リスト以外の内容も直接入力できるように設定します。



6. ［エラーメッセージ］タブをクリックします。
7. 「無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する」のチェックをオフにします。
8. ［OK］ボタンをクリックします。

これで、リスト以外の内容も入力できるように設定できました。

Excelで作成した表をPDFファイルとして保存する場合、毎回コマンドから実行するのは手間がかかります。クイックアクセスツールバーに登録しておくと、ボタンをクリックするだけで実行することができます。

＜通常の操作＞

1. ［ファイル］タブ－［エクスポート］をクリックします。
2. ［エクスポート］画面の［PDF/XPSドキュメントの作成］－［PDF/XPSの作成］ボタンをクリックします。

クイックアクセスツールバーに登録してみましょう。

1. リボン上を右クリックします。
2. ［クイックアクセスツールバーのユーザー設定］をクリックします。
3. ［Excelのオプション］ダイアログボックスの「コマンドの選択」から「すべてのコマンド」を選択します。
4. ［PDFまたはXPS形式で発行］を選択し、中央にある［追加］ボタンをクリックします。
5. ［OK］ボタンをクリックします。

クイックアクセスツールバーにボタンが追加されたことを確認します。
なお、表示される［PDFまたはXPS形式で発行］ダイアログボックスの［オプション］ボタンをクリックすると、PDFに変換するページや対象範囲を選択することができます。

Excelで引数に配列を指定し、関数を配列数式として入力すると、配列の各要素に対する複数の計算を一度に実行することができます。
例えば、右図のような集計表で総合計を求めるためには、通常であれば商品ごとに「単価×個数」の結果を「小計」として求めてから合計する必要があります。しかし、配列数式を利用することで、「単価」と「個数」が配列として扱われ、それぞれの要素が順に計算されるので、小計を求めずに一気に総合計を求めることができます。

1. 総合計を求めるセル（C7）を選択します。
2. ［ホーム］タブ－［編集］の［合計］ボタンをクリックします。
3. SUM関数を配列数式として入力します。
   「単価」のセル範囲と「個数」のセル範囲を乗算しますので、「 ＝SUM（B2:B6*C2:C6）」と入力します。
4. ［Ctrl］+［Shift］+［Enter］キーを押して、配列数式として確定します。
5. セル（C7）に「 ｛＝SUM（B2:B6*C2:C6）｝」と｛｝で囲まれ、配列数式が入力されたことを確認します。

数式を確定する際に、［Ctrl］+［Shift］+［Enter］キーを押すことで配列数式を入力することができます。配列数式を入力すると、数式が自動的に「｛｝」で囲まれて表示されます。自分で「｛｝」を入力しなくてはいけないことに注意してください。

前回は、SUM関数を配列数式として入力して配列の各要素に対する複数の計算を一度に行いました。今回は、関数の引数に設定したセル範囲を配列として処理してくれるSUMPRODUCT関数を使って、総合計を求めてみましょう。

＝SUMPRODUCT（配列1，配列2，･･･）
配列：積の合計を求めたいデータのセル範囲

1. 総合計を求めるセル（C7）を選択します。
2. 数式バーの［関数の挿入］ボタンをクリックします。
3. ［関数の挿入］ダイアログボックスで「関数の分類」は「数学/三角」を選択します。
4. 「関数名」から「SUMPRODUCT」を選択して［OK］ボタンをクリックします。
5. ［関数の引数］ダイアログボックスの「配列1」に「単価」のセル（B2:B6）を範囲選択します。
6. 「配列2」に「個数」のセル（C2:C6）を範囲選択します。
7. ［OK］ボタンをクリックします。

SUMPRODUCT関数では、引数の配列に対応する要素間の積をまず計算し（PRODUCT）、その計算結果の合計（SUM）を求めます。

Excelで作成した請求書などで金額に単位を付けて表示したいケースがありますが、単位をそのままセルに入力してしまうと文字列となり、計算ができなくなります。
その場合は、セルの表示形式を使用することで、セルの値は数値のままで単位を付けて表示することができます。

1. 単位を表示したいセル（C12）を選択します。
2. ［ホーム］タブ－［数値］の［表示形式］ボタンをクリック、またはショートカットキー［Ctrl］+［1 ］キーを押します。
3. ［セルの書式設定］ダイアログボックスが表示されます。
   ［表示形式］タブを選択します。
4. ［分類］から「ユーザー定義」を選択します。
5. ［種類］に「#,##0円」と入力します。
   「#」と「0」は数値を表す書式記号です。「#」は数値が入らないときは省略され、「0」は数値が入らないときは「0」と表示されます。
6. ［OK］ボタンをクリックします。

「#,##0円」と入力すると、数値の3桁ごとにカンマで区切り、数値の末尾に「円」と表示することができます。

Excelの表に空白のセルがあると、折れ線グラフを作成した時にグラフが途中で切れてしまいます。折れ線グラフの切れた線をつなげるには、空白セルを「0」として折れ線をつなげる方法と、空白セルの前後の値を直線でつなげる方法があります。

1. 折れ線グラフを選択します。
2. ［グラフツール］－［デザイン］タブ－［データ］の［データの選択］ボタンをクリックします。
3. ［データソースの選択］ダイアログボックスが表示されます。
   ［非表示および空白のセル］ボタンをクリックします。
4. ［非表示および空白のセルの設定］ダイアログボックスが表示されます。

◆空白セルを「0」に設定する方法
 「空白セルの表示方法」は「ゼロ」を選択します。
 ⇒空白セルのデータを「0」として扱います。

◆空白セルを線でつなぐ方法
 「空白セルの表示方法」は「データ要素を線で結ぶ」を選択します。
 ⇒途切れている個所の両脇を線で結びます。



5. ［OK］ボタンをクリックします。
6. ［データソースの選択］ダイアログボックスの［OK］ボタンをクリックします。

入社日から社員の勤続年数を計算したり、生年月日から年齢を計算したりするのは、意外と手間がかかります。そこで、ExcelのDATEDIF関数を使用して入社日から本日までの勤続年数を求めてみましょう。DATEDIF関数を使用すると、開始日から終了日までの期間を計算することができます。開始日と終了日には、日付を表すシリアル値を直接入力するか、セルを参照して求めることができます。引数に指定する単位によって、日数や年数などを求めることができます。

＝DATEDIF（開始日，終了日，"単位"）
”Y"：期間内の満年数
”M"：期間内の満月数
”D"：期間内の満日数

1. セル（C2）を選択します。
2. 「=DATEDIF（B2,TODAY(),”Y"） 」と入力します。
   ※ 今日の日付はTODAY関数で求めます。
3. セル（C2）の数式をセル（C3:C8）へコピーします。

DATEDIF関数は、［関数の挿入］ボタンや関数ライブラリからは選択できないため、セルに直接入力する必要があります。

Excel 2019以降では、PowerQueryを使ってデータを読み込むことができます。PowerQueryエディターを使用することで、データを適切なデータ型に変換してからインポートすることが可能です。

1. ［データ］タブ－［データの取得と変換］にある［テキストまたはCSVから］ボタンをクリックします。
2. ［データの取り込み］ダイアログボックスが表示されます。
   インポートするデータを選択し、［インポート］ボタンをクリックします。
3. データ型が自動で検出されます。
   編集する場合は、［編集］ボタンをクリックします。
4. ［PowerQueryエディター］が表示されます。
   データ型を変更したいフィールドを選択し、［ホーム］タブ－［変換］の［データ型の変更］ボタンをクリックします。
5. 表示された一覧から変更したいデータ型を選択します。
6. ［列タイプの変更］にて［現在のものを置換］ボタンをクリックします。
7. ［ホーム］タブ－［閉じる］－［閉じて読み込む］ボタンをクリックし、［閉じて次に読み込む］をクリックします。
8. 自動的にテーブルに変換されてインポートされます。

ビジネス文書をパスワードで保護することは、ファイル内のデータを守るために不可欠です。
通常、PDFファイルをパスワードで保護するには、Adobe Acrobatなどのアプリを利用する必要があります。Wordの場合は、PDFファイルに変換する際にパスワードを設定することができます。

1. ［ファイル］タブ－［エクスポート］をクリックします。
2. ［エクスポート］の［PDF/XPSドキュメントの作成］－［PDF/XPSの作成］ボタンをクリックします。
3. ［PDFまたはXPS形式で発行］ダイアログボックスで保存先とファイル名を指定します。
4. ［PDFまたはXPS形式で発行］ダイアログボックスの［オプション］ボタンをクリックします。
5. ［オプション］ダイアログボックスの「PDFのオプション」にある「ドキュメントをパスワードで暗号化する」のチェックをオンにします。
6. ［OK］ボタンをクリックします。
7. [PDF]ドキュメントの暗号化ダイアログボックスで設定したいパスワードを入力します。パスワードは6～32文字で設定します。
8. ［PDFまたはXPS形式で発行］ダイアログボックスの［発行］ボタンをクリックします。

PDFファイルを開く際にパスワードの入力を求められ、設定したパスワードを入力するとPDFファイルを開くことができます。
なお、Excel、PowerPointでもPDFファイルに変換することはできますが、パスワードの設定はできません。

Word文書のページ数が増えてくると、画面のスクロールではページを移動するのに時間がかかってしまいます。Word2010までは、スクロールバー上にページ単位で移動するためのボタンがありましたが、Word2013以降のバージョンにはありません。ここでは、ナビゲーションウィンドウを表示してページ単位で移動する方法についてご紹介します。

1. （1）［ 表示 ］タブ－［ 表示 ］の［ ナビゲーションウィンドウ ］のチェックをオンにします。
   ［ Ctrl ］＋［ F ］キーを押して、ショートカットキーでも実行できます。
2. （2）Word画面の左側にナビゲーションウィンドウが表示されます。［ ページ ］タブをクリックします。
3. （3）各ページのサムネイルが表示されます。表示したいページのサムネイルをクリックします。

ナビゲーションウィンドウの［ 見出し ］タブをクリックすると、文書にアクトラインが設定されている場合に見出し単位で移動することができます。

また、ショートカットキーで前後のページに移動することも可能です。
●前のページの先頭に移動する ［ Ctrl ］＋［ PageUp ］キー
●後のページの先頭に移動する ［ Ctrl ］＋［ PageDown ］キー

Wordで文書を作成するときに、半角と全角文字が混在してしまうことがあります。1ヵ所ずつ修正すると時間や手間がかかり、また見落としや変換ミスも起こりがちです。ここでは、文書内のすべての半角文字を全角にまとめて変換する方法についてご紹介します。

1. ［ Ctrl ］＋［ A ］キーを押して、文書全体を選択します。
   ［ Ctrl ］＋［ F ］キーを押して、ショートカットキーでも実行できます。
2. ［ ホーム ］タブ－［ フォント ］の［ 文字種の変換 ］ボタンをクリックします。
3. 一覧から［ 全角 ］をクリックします。

文書内の英字、数字、記号、カタカナが全角に変換されます。

［高度な検索］機能を組み合わせることで、英数字だけを半角に変換することが可能です。

1. ［ ホーム ］タブ－［ 編集 ］の［ 検索 ］ボタンの▼をクリックします。
2. 一覧から［ 高度な検索 ］をクリックします。
3. 表示される［ 検索と置換 ］ダイアログボックスの［ オプション ］ボタンをクリックします。
4. 「検索する文字列」に『[０-９Ａ-Ｚａ-ｚ] 』と入力します。このとき、[　]の大括弧と-のハイフンは半角、英数字は全角で入力してください。
5. 「検索方向」は「文書全体」、「検索する場所」は「メイン文書」を選択します。
6. 「ワイルドカードを使用する」ボックスをオンにします。

文章内の全角の英数字のみが選択された状態になりますので、同様に［ 文字種の変換 ］ボタンから［ 半角 ］をクリックします。全角の英数字のみが半角に変換され、カタカナは全角のままにすることができます。

頻繁に使用する記号や特殊文字に、ショートカットキーを割り当てておくことができます。

1. ［ 挿入 ］タブ－［ 記号と特殊文字 ］の［ 記号と特殊文字 ］ボタンをクリックします。
2. ［ その他の記号 ］をクリックします。
3. ［ 記号と特殊文字 ］ダイアログボックスで、ショートカットキーを割り当てる記号または特殊文字を選択します。
4. ［ ショートカットキー ］ボタンをクリックします。
5. ［ キーボードのユーザー設定 ］ダイアログボックスの「 割り当てるキーを押してください 」に、使用するキーの組み合わせを押します。
   この時、「 現在の割り当て 」が未定義（ほかの記号に割り当てられていない）であることを確認します。
6. ［ 割り当て ］ボタンをクリックします。
7. 「 現在のキー 」に割り当てたショートカットキーが登録されたことを確認し、［ 閉じる ］ボタンをクリックします。

割り当てたショートカットキーで記号が挿入できるようになります。
ショートカットキーの割り当てを解除するには、「 現在のキー 」をクリックして［ 削除 ］ボタンをクリックします。

PowerPointで作成したプレゼンテーションファイルを公開したり、誰かに共有・送信したりする際に、メモや原稿として作成した内容が「ノート」に残っていたとき、１つ１つ「ノート」を選択して削除するのは時間がかかります。PowerPoint 2019では、「ドキュメント検査」の機能を利用してノートをまとめて削除することができます。

1. ［ファイル］タブ－［情報］をクリックします。 （２） （３） （４） （５） ノートが削除されたら、［閉じる］ボタンをクリックします。 もとのファイルからノートが削除されますので、共有するファイルをあらかじめコピーしておくことをおすすめします。
2. ［問題のチェック］－［ドキュメント検査］をクリックします。
3. ［ドキュメント検査］ダイアログボックスが表示されます。「プレゼンテーションノート」のチェックをオンにして、［検査］ボタンをクリックします。
4. 「プレゼンテーションノートが見つかりました」と表示されたら、［すべて削除］ボタンをクリックします。
5. ノートが削除されたら、［閉じる］ボタンをクリックします。

もとのファイルからノートが削除されますので、共有するファイルをあらかじめコピーしておくことをおすすめします。

PowerPointで、画像やフォントがたくさん使用されていると、ファイルサイズが肥大化してしまうことがあります。ファイルサイズを圧縮するにはいくつかの方法がありますが、今回はPowerPointの設定を変更する方法をご紹介します。

1. ［ファイル］タブ－［オプション］をクリックします。
2. ［PowerPointのオプション］画面が表示されます。［詳細設定］をクリックします。
3. 「イメージのサイズと画質」の「復元用の編集データを破棄する」のチェックをオンにします。
4. ［OK］ボタンをクリックします。

「復元用の編集データを破棄する」のチェックをオンにすると、画像を編集したとき保存される復元用のデータはファイル保存時にすべて破棄され、画像を編集前の状態に戻すことができなくなります。なお、ここでの設定は、設定後に挿入した画像にのみ適用され、設定前に挿入した画像には適用されません。

PowerPointで、画像やフォントがたくさん使用されていると、ファイルサイズが肥大化してしまうことがあります。ファイルサイズを圧縮するにはいくつかの方法がありますが、今回はファイル保存時に画像を圧縮する方法をご紹介します。

1. ［ファイル］タブ－［名前を付けて保存］をクリックし、保存先を指定します。
2. ［名前を付けて保存］ダイアログボックスが表示されます。［ツール］－［画像の圧縮］をクリックします。
3. ［画像の圧縮］ダイアログボックスの「解像度」から適切な解像度を選択します。サイズを極力小さくしたい場合は、解像度は、電子メール用などを選ぶといいでしょう。
4. ファイル名を付けて［保存］ボタンをクリックします。既存のファイル名だと上書き保存になってしまうので、ご注意ください。

画像が多く使用されているファイルの場合は、圧縮することで大きく容量を削減できることがあります。

PowerPointのプレゼンテーションファイルに挿入されている画像やイラストを独立したファイルとして取り出したいとき、画像を右クリックして、［図として保存］をクリックすれば個別に保存することができますが、画像が多いと大変です。このような場合、PowerPointファイルの拡張子「.pptx」を「.zip」に変更し、解凍するだけでファイル内の画像データをまとめて取り出すことができます。

1. PowerPointプレゼンテーションファイルの拡張子を「.pptx」から「.zip」に変更します。拡張子が表示されていない場合は、エクスプローラーを開いて、［表示］－［オプション］の順にクリックし、［フォルダーオプション］ダイアログボックスの［表示］タブにある［登録されている拡張子は表示しない］のチェックをオフにしておきます。
2. 拡張子が変更され、ZIP形式のファイルアイコンに変更されます。このファイルをダブルクリックして解凍します。
3. 解凍後に作成された「ppt」フォルダー内の「media」フォルダーを開きます。ファイル内に挿入されている画像ファイルがまとめて格納されています。
   Zipファイルは拡張子の「.zip」を「.pptx」に戻せば、再度PowerPointで開くことができます。

Office 2007以降、Officeアプリの標準のファイル形式は「.docx」「.xlsx」「.pptx」となりました。これらのファイルはXMLベースのファイル形式で保存し、関連するファイルをZip形式で圧縮してまとめた構造になっているため、ファイルの拡張子を「.zip」に変更して展開することで画像をまとめて取り出すことができます。PowerPointだけでなく、Word、Excelでも同様です。